האסיפה הכללית חייבת לבחור ועדת ביקורת או גוף מבקר.
גוף מבקר יכול להיות רואה חשבון או גוף אחר שאושר לעניין זה על-ידי רשם העמותות.
במקרה שהעמותה רוצה למנות רואה חשבון עמותות כגוף מבקר במקום ועדת ביקורת, היא אינה צריכה אישור של הרשם. אין למנות את אותו רואה חשבון שמבקר את הדו"חות הכספיים של העמותה או שמבצע את הנהלת החשבונות, שכן יש ניגוד עניינים בין התפקידים.
אם העמותה מעוניינת למנות במקום ועדת ביקורת גוף מבקר שאינו רואה חשבון, עליה להעביר בקשה לרשם, בצירוף קורות חיים, שיכללו פרטים בדבר כישורים מקצועיים וניסיון רלוונטי, מגובים באסמכתאות רלוונטיות (תעודות וכד'), של אותו גוף (כגון – היותו בעל הכשרה להיות מבקר פנים, עו"ד, יועץ מס וכד', בהתאם לצרכי הביקורת בעמותה). כדי שהמינוי ייכנס לתוקף יש לקבל הן את אישור הרשם והן את אישור האסיפה הכללית.
מינוי ועדת ביקורת
יצוין כי גם עמותה שאינה פעילה מבחינה כספית חייבת במינוי ועדת ביקורת, שכן סעיף 19 לחוק קובע כי לכל עמותה תהיה ועדת ביקורת. כמו כן, יתכן כי קיימת לעמותה פעילות כספית שהיא, מבחינתה, אינה מחשיבה אותה כפעילות כספית, כגון מימון שכר דירה על ידי גורם חיצוני. כן יתכן כי עצם העובדה שלא מתנהלת פעילות כספית היא בעיה שוועדת הביקורת צריכה לבדוק אותה.
על העמותה לתת כלים מתאימים לוועדת הביקורת לבצע את תפקידיה בהתאם להוראות החוק ובשים לב למאפייני העמותה, היקף פעילותה ומורכבות הפעילות. זאת, הן לעניין הרכב הוועדה וכמות חבריה.
ככל שנקבעו הוראות בתקנון העמותה לעניין כמות חברי ועדת הביקורת – יש למנותה בהתאם להוראות התקנון. בעמותות אשר אימצו את הוראות התקנון המצוי, בוועדת ביקורת צריכים לכהן לפחות שני חברים. בכל מקרה, גוף מבקר יכול להיות אדם אחד, רואה חשבון או גוף אחר שאושר על ידי הרשם כמפורט לעיל.
סעיף 33
על פי סעיף 33 לחוק העמותות, אדם הנותן שירותים בשכר לעמותה שלא עקב תפקידו כחבר ועדת ביקורת, אינו יכול לכהן כחבר ועדת ביקורת בעמותה. "מתן שירותים" משמעותו, איסור שחבר ועדת ביקורת יהיה עובד העמותה, או שייתן לה שירות כקבלן, וכן גם איסור על כל התקשרות נוספת של חבר ועדת הביקורת עם העמותה, שכתוצאה ממנה חבר ועדת הביקורת מקבל תמורה מהעמותה (כגון – השכרת נכס לעמותה, העברת כספים לחבר ועדת ביקורת, לרבות בעקיפין, באמצעות גוף אחר שהעמותה מתקשרת עמו). כללים אלה חלים גם על חבר ועדת ביקורת, הממלא תפקיד או מספק שירותים לחברת בת שבשליטת העמותה. במילים אחרות, חל איסור על מתן תשלום כלשהו לחבר ועדת ביקורת באמצעות חברת בת שבשליטת העמותה. לגבי שירותים בשכר הניתנים ע"י קרוב של חבר ועדת ביקורת, ראה בפרק "'קירבת משפחה וניגוד עניינים".
חברי ועדת ביקורת רשאים לקבל גמול ישיבה בעד השתתפותם בישיבות ועדת הביקורת והחזר הוצאות כחברי ועדת ביקורת בהתאם לתקנות שהותקנו בעניין1, אולם קיימות מגבלות בעניין זה, הכל כפי שיפורט בפרק "השימוש בכספי העמותה" בהמשך. תקנות אלו אינן חלות על גוף מבקר ולפיכך שכרו של הגוף המבקר יקבע על ידי האסיפה הכללית לפי המקובל במקצוע.
סעיף 33 קובע עוד כי לא יכהן כחבר ועדת ביקורת בעמותה מי שאינו חבר בעמותה (אלא אם כן הוא נציג של תאגיד החבר בעמותה), קטין (מתחת לגיל 18) או מי שהוכרז פסול דין או פושט רגל, וכן מי שהורשע בעבירות המפורטות בסעיף או בעבירה אחרת אשר מפאת מהותה, חומרתה או נסיבותיה אין הוא ראוי לשמש, כחבר ועדת ביקורת.
סמכויות ותפקידים של ועדת הביקורת/גוף מבקר
- בהתאם לסעיף 30 לחוק העמותות, לוועדת הביקורת או לגוף המבקר תפקיד מהותי בבדיקת התנהלות העמותה ומוסדותיה. בתיקון 14 לחוק העמותות חוזק מעמדה של ועדת הביקורת או הגוף המבקר והורחבו תפקידיהם וסמכויותיהם. בין היתר על ועדת הביקורת או הגוף המבקר:
- לבדוק את תקינות פעולות העמותה ומוסדותיה, לרבות התאמת פעולות העמותה למטרותיה. בכלל זה, נדרשת ועדת הביקורת לבדוק את תקינות פעילותם של נושאי המשרה בעמותה ולבדוק ניהול תקין של עמותה, חיסכון, יעילות, אפקטיביות וטוהר המידות;
- לבדוק את השגת יעדי העמותה ביעילות ובחיסכון;
- לעקוב אחר ביצוע החלטות האסיפה הכללית והוועד;
- לעמוד על ליקויים בניהול העמותה ולהציע לוועד דרכים לתיקון ליקויים בניהול העמותה;
- לבדוק את ענייניה הכספיים של העמותה, את פנקסי החשבונות שלה ואת תשלומי השכר בה, לרבות ייעוד כספי העמותה לקידום מטרותיה;
- לקבוע הסדרים לגבי אופן הטיפול בתלונות של עובדי העמותה בקשר לליקויים בניהול ענייניה ולגבי ההגנה שתינתן להם;
- למנות את המבקר הפנימי יחד עם הוועד;
- להציע שינויים בתכנית העבודה של המבקר הפנימי, ולבחון את מערך הביקורת הפנימית בעמותה, ככל שישנו;
- לבחון את היקף עבודתו של רואה החשבון ואת שכרו;
- לבדוק כל נושא אחר הקשור לפעילותה של העמותה.
לצורך יישום תפקידי ועדת הביקורת או הגוף המבקר:
א. עליהם לבצע בדיקה כללית מידי שנה כמפורט לעיל, וכן לבצע מעקב אחר יישום המלצות שנתנה בעבר. בשים לב להיקף פעילות העמותה, מומלץ כי ועדת הביקורת או הגוף המבקר יתמקדו מידי שנה בנושא או במספר נושאים מתוך הנושאים הנ"ל, ותבצע במסגרתם בדיקה מעמיקה יותר מהרגיל.
ב. עליהם לדון בדו"ח המילולי ובדו"ח הכספי ולהגיש את המלצותיהם לוועד ולאסיפה הכללית. יצוין כי במסגרת הדיווחים השנתיים, על העמותה להגיש לרשם את ההמלצות האמורות.
ג. עליהם לקיים לפחות ישיבה אחת לדיון בליקוי מהותי שמצאו, ללא נוכחות נושא משרה בעמותה וככל הניתן בנוכחות המבקר הפנימי או רואה החשבון המבקר לפי העניין. הוועדה או הגוף המבקר יתנו הזדמנות לגורם מבוקר להביא את עמדתו לפניהם. הוועדה או הגוף המבקר רשאים לבקש את נוכחותו של נושא משרה לשם הצגת נושא שבתחומי אחריותו.
ד. ועדת הביקורת או הגוף המבקר יבחנו את תכנית העבודה של המבקר הפנימי, לפני הגשתה לאישור הוועד ויציעו בה שינויים, לפי הצורך, בין היתר בשים לב לצרכיה המיוחדים של העמותה ולגודלה.
ה. ועדת הביקורת או הגוף המבקר יבחנו את היקף עבודתו ואת שכרו של רואה החשבון ויביאו את המלצותיהם בפני האסיפה הכללית או הוועד, לפי העניין, בהתאם לסעיף 31ה לחוק העמותות.
- על-פי סעיף 20(ב) לחוק רשאית ועדת הביקורת או הגוף המבקר לדרוש מהוועד בכתב לכנס אסיפה כללית שלא מן המניין. במקרה שהוועד אינו פועל בהתאם לדרישה תוך 21 יום מיום שהוגשה, רשאית ועדת הביקורת לכנס את האסיפה הכללית, ובלבד שהאסיפה תתקיים תוך שלושה חודשים לכל היותר מיום שהוגשה הדרישה.
- ועדת הביקורת או הגוף המבקר רשאים לבקש מרשם העמותות למנות חוקר. החוקר יחקור את דרך ניהול העמותה, תפקודה בהתאם להוראות חוק זה, ופעולותיה הכספיות לפי סעיף 40(א) לחוק.
- לצורך ביצוע תפקידם. רשאים חברי ועדת הביקורת/גוף מבקר לעיין בכל עת בפנקסי החשבונות של העמותה ובמסמכים המתייחסים לאמור בהם. לצלם אותם, ולקבל מכל חבר ועד ומכל עובד עמותה כל מסמך שברשותם וכל מידע הדרושים להם לדעתם למילוי תפקידם (סעיף 35(ב) לחוק).
- לצורך הבאת המסקנות לפני הוועד והאסיפה הכללית לפי סעיף 30 לחוק על ועדת הביקורת או הגוף המבקר נדרשים להכין דו"ח ביקורת לפחות פעם בשנה. דו"ח הביקורת יכלול מלבד ממצאי הוועדה או הגוף מבקר גם המלצות והתייחסות לתיקון ליקויים שהתגלו בעבר, בהתאם לנסיבות.
- בהתאם לסעיף 30(ב) לחוק העמותות, מי שאינו רשאי להיות חבר בוועדת הביקורת או בגוף המבקר, לא יהיה נוכח בדיוני הוועדה בעת הדיון וקבלת ההחלטות. למעט המבקר הפנימי של העמותה, מי שיו"ר הוועדה קבע שהוא נדרש להצגת נושא מסוים, היועץ המשפטי או המזכיר, אם ביקשה זאת הוועדה, וכן עובד העמותה, אם הוועדה ביקשה, ובלבד שלא יהיה נוכח בעת קבלת החלטות. רואה החשבון של העמותה רשאי להשתתף בישיבה שעניינה ביקורת הדוחות הכספיים ועל ועדת הביקורת או הגוף המבקר לדאוג כי תומצא לו הודעה על קיומה של ישיבה כאמור.
