רקע כללי
בהתאם להוראות ניהול תקין של רשם העמותות, קיימת חובה לבצע פיקוח ובקרה על הוצאת הכספים בעמותה, בשל היותם "כספי ציבור".
לצורך כך, נקבע מנגנון שעל כל הוצאת כספים מהעמותה – חייבות להיות לפחות 2 חתימות.
הבעיה/האתגר:
מצד אחד – השימוש בכרטיס אשראי על ידי עמותה אינו מאפשר חתימה על ידי שני מורשי חתימה כנדרש, ולפיכך פוגע בבקרה על ההתנהלות הכספית של העמותה.
ומנגד – ישנם מקרים שבהם נדרש שימוש בכרטיס אשראי, כגון במקרים בהם אין דרך אחרת לביצוע הרכישה המבוקשת או במקום שימוש במזומן במסגרת קופה קטנה.
התנאים לשימוש בכרטיס אשראי
על מנת להקל על העמותות וכן לאפשר שימוש בכרטיס אשראי – על העמותה לעמוד בלפחות אחד מהתנאים הבאים:
1) הגבלת סכום / מסגרת הכרטיס
העמותה משתמשת בכרטיס אשראי המוגבל לסכום המותר לשימוש כקופה קטנה, ומשתמשת בו לצורך הוצאות המותרות במסגרת קופה קטנה בלבד.
יובהר כי הכוונה לכרטיס אשראי מסוג מיוחד, הכולל בתוכו מגבלה על סך ההוצאה החד פעמית (כגון כרטיס נטען) או החודשית (כגון כרטיס עם מגבלת מסגרת אשראי בסכום קטן).
החלטה בדבר הוצאת כרטיס כאמור תיחתם על ידי שני מורשי חתימה.
2) שימוש בכרטיס דביט קארד בחשבון בנק נפרד
זהו כרטיס אשראי שהתשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית, בחשבון ייעודי, שנפתח לצורך השימוש בכרטיס זה.
השימוש בכרטיס מסוג כזה יהיה כפוף להעברת כספים לחשבון הייעודי בהוראה חתומה על ידי שני מורשי חתימה של העמותה, לצורך הוצאה מסוימת, בציון מטרת ההעברה. העמותה תקפיד על כך שלא יהיו בחשבון זה יתרות מעבר לכספים שהועברו לביצוע הוצאה מסוימת כאמור. שימוש בכרטיס כאמור ייעשה במקרים בהם קיים קושי לביצוע התשלום בדרך אחרת למשל לצורך ביצוע תשלומים שניתן לבצע רק באמצעות האינטרנט, תשלום אגרה לרשם, הוצאות הנגרמות במסגרת נסיעה לחו"ל וכיוצ"ב.
כשהבנקים מערימים קשיים
למרות ההוראות ונהלי ניהול תקין של רשם העמותות, בנקים רבים מערימים קשיים לעמותות המבקשות להנפיק "כרטיס אשראי".
מנסיוננו, הדרך הפשוטה לעקוף את ההגבלות של סניף הבנק – היא לפנות באופן ישיר לחברת כרטיסי האשראי ולהנפיק דרכה את הכרטיס.
פתרונות נוספים אפשריים:
- שימוש בכרטיס נטען (דרך בנק הדואר)
- לפתוח חשבון PAYPAL ולשלם באמצעותו
חשוב לשים לב, שכל האמור לעיל נכון ליום כתיבת המאמר ואיננו בא במקום הוראות ניהול תקין, הוראות החוק או ייעוץ משפטי/חשבונאי שעליכם לעשות.
כמו כן, השימוש בכרטיס אשראי ואופי השימוש בו מחייב דיון בוועד המנהל, תוך שיתוף ועדת הביקורת וקביעת נהלים (ופרוטוקולים) מסודרים וברורים בנושא.
